POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES MANCII S.A.S.

Colombia · Vigente desde el 23 de febrero de 2024

1. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por MANCII S.A.S considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante MANCII).

2. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales

3. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Tratamiento

MANCII actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime los Datos Personales correspondientes a personas naturales, jurídicas o entidades del orden gubernamental con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, instituciones de educación, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

5. Finalidad

Los Datos Personales que recolecta MANCII son protegidos internamente por lo que solo tiene acceso el personal autorizado de MANCII en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección.

Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios / Estudiantes

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de MANCII con las siguientes finalidades:

• 5.1. Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
• 5.2. Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
• 5.3. Informarle de noticias importantes concernientes a MANCII o a las instituciones educativas asociados.
• 5.4. Informarle sobre nuestros nuevos programas o servicios, actualizaciones, cuestiones de soporte técnico, eventos y ofertas especiales.
• 5.5. Promocionar programas y servicios en nuestra página web y las páginas web de nuestros asociados o partners. Promocionar o conectar instituciones, organizaciones y/o empresas con los usuarios, por medio de un directorio digital interactivo, el cual comparte la información y los aspectos de mayor relevancia para el consumidor.
• 5.6. Encuestas, solicitudes o suscripciones mediante registros o formularios online. Solicitudes específicas de información que nos sea requerida.
• 5.7. Hacerle más sencillo el uso de nuestra página web.
• 5.8. Adaptar el contenido más relevante, consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza a sus intereses.
• 5.9. Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas.
• 5.10. Velar por la seguridad e integridad de nuestra Página Web.
• 5.11. Como parte de un proceso de venta continuo.
• 5.12. Mientras se facilita soporte técnico o consultoría respecto de algún programa o servicio.
• 5.13. Para formar parte del proceso de mantenimiento y modernización de nuestros productos y servicios.
• 5.14. Para formar parte de medios automatizados como protocolos de comunicación.

Finalidad de tratamiento de los datos personales de las entidades educativas y empresas de educación

• 5.15. Conectar al cliente, usuario o estudiante con las instituciones, organizaciones y/o empresas con los usuarios, por medio de un directorio digital interactivo, el cual comparte la información y los aspectos de mayor relevancia para la institución.
• 5.16. Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
• 5.17. Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
• 5.18. Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años.
• 5.19. Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de MANCII, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
• 5.20. Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.

6. Derechos de los titulares de los datos personales

Las personas naturales o jurídicas cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de MANCII, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• 6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales MANCII está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• 6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MANCII para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• 6.3. Ser informado por MANCII, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
• 6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
• 6.5. Solicitar a MANCII la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y MANCII, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
• 6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

7. Área responsable de la implementación y observancia de esta política

El Departamento Legal de MANCII tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de MANCII, están obligados a reportar estas Bases de Datos a Asuntos Legales y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. El Departamento Legal también ha sido designado por MANCII como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

8. Autorización

MANCII debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

8.1. La autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular o su representante, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que MANCII realice el Tratamiento de sus Datos Personales. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por MANCII, tales como:

• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro medio que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual, se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por MANCII y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

IMPORTANTE: En ningún caso MANCII asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por MANCII, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

8.3. Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

• Los Datos Personales que serán recolectados.
• La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
• Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
• Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de ésta Política.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

9. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de naturaleza sensible

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
• Salud.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6o de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, MANCII deberá:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

10. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, MANCII sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, MANCII deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

11. Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por MANCII, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

11.1. Atención y respuesta a peticiones y consultas

¿En qué consiste el trámite? El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a MANCII, a través de los medios indicados más adelante:

• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a MANCII para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Información respecto del uso que se le ha dado por MANCII a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas: MANCII ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

• Comunicación dirigida a MANCII S.A.S. Departamento Jurídico, Calle 19 No. 21-38 Ed. San Fason en la ciudad de Bogotá D.C.
• Solicitud presentada al correo electrónico: [email protected]

Atención y respuesta por parte de MANCII: Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. Atención y respuesta a quejas y reclamos

¿En qué consiste el trámite? El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

• La corrección o actualización de la información.
• La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos: MANCII ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

• Comunicación dirigida a MANCII S.A.S. Departamento Jurídico, Calle 19 No. 21-38 Ed. San Fason en la ciudad de Bogotá D.C.
• Solicitud presentada al correo electrónico: [email protected]

Atención y respuesta por parte de MANCII: Si la queja o reclamo se presentan incompletos, MANCII deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a Departamento Jurídico MANCII S.A.S, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. Información obtenida en forma pasiva

Cuando se acceden o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de MANCII, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de MANCII tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

13. Seguridad de los datos personales

MANCII, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de MANCII se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. MANCII no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de MANCII y sus Encargados. MANCII exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

14. Transferencia, transmisión y revelación de datos personales

MANCII podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.

Igualmente MANCII podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a MANCII cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de MANCII; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre MANCII y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

• Dar Tratamiento, a nombre de MANCII a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
• Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

15. Legislación aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

16. Vigencia

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 23 de febrero de 2024.

MANCII S.A.S | NIT 901561250-1 | Calle 19 No. 21-38 Ed. San Fason, Bogotá D.C. | [email protected]